最近のタイムマネジメント

スケジュール管理は基本的に超整理手帳を使っているのですが、超整理手帳の1日分の書き込むスペースというのは限られていて、３段に分かれています。上段にはその日にもしくはその日までに実行すべき重要なTo Doを書き込んでいます。ただしそれほど多くのことを書き込めないので、思い出せる程度のキーワードを書き込みます。これらは忘れないように赤ペンで書き込みます。



次に中段は、主にアポイントメント（会議、出張、来社予定など）に割り当てています。こちらは黒ペンで書き込みます。下段は経費の欄にしています。出張時に、この欄に移動時間を利用して「どこからどこへ」と「いくらかかったか」を書いておけば後で清算するのにも楽です。



超整理手帳は最初にも書いていますが、１日分の書き込むスペースが少ないので、補完する手段に必要になります。私の場合、ひとつはロディアのブロックメモNo.8（A4 1/4サイズ縦長）です。超整理手帳と同じサイズなので挟み込んでおくにはぴったり。こちらのメモは思いついたアイデアやちょっとした打ち合わせの記録、出張先での記録などに使っています。



また最近はTo Do管理にcheckpadというサービスも利用しています。こちらはWeb上のサービスでシンプルなTo Doリストが作成/管理が可能です。これはほんとオススメ。いままで会社のLotus Notesないのタスクリストってものに書き込んでいたんですが、入力する項目が多くて面倒でした。このcheckpadはシンプルなので作成しやすいです。



で、checkpadにはとにかくやるべきこと（やりたいこと）をどんどん入力していきます。しかしその日にやるべきことは改めてロディアのメモに朝出社してすぐに箇条書きで書いていきます。こうすればその日の仕事のイメージも出来上がり、今日はこれだけをやってしまえばOKとなるわけです。



退社時にはcheckpadとロディアメモのTo Doを付き合わせて、checkpadのリストを整理します。これをしておかないと、漏れが生じる可能性がありますので。以前はポストイットでTo Do管理していましたが、checkpadを利用してからまったく使わなくなりました。



また突然入ってくるタスクというのもあるかと思います。私はその日にできることであれば、ロディアメモのTo Doリストに追加して、終了すればチェックを付けます。もしその日に終了できないものであれば、checkpadに入力しています。



アイデア、他人から聞いた情報、打ち合わせ記録はロディアメモに書いているものを後から整理するために、今はLotus Notesにある個人ジャーナルというものを利用しています。これはデジタルの日記帳みたいなものですね。ちょっと前までははてなダイアリーを利用しようかと思っていたのですが、非公開にしてもやっぱり外部に情報を出すというのはダメかなと思い、Notesにしてみました。



最近は上記のようなタイムマネジメントで行っていますが、スケジュールに余裕ができるようになってきました。特にcheckpadはおすすめです。でもWebを使わないといけないので、社内作業が多い人向けかもしれませんね。